​Forretningsorden for Osted Idrætsforening

1. Denne Forretningsorden gælder for alle afdelinger i Osted Idrætsforening og kan ændres på et hovedbestyrelsesmøde ved flertal.
   ​

   Medlemmer af Hovedbestyrelsen (HB)

2. Hovedbestyrelsen (HB) består af den generalforsamlingsvalgte formand, kasserer og op til 3 medlemmer, samt afdelingsformænd fra hver     af de afdelinger, der er tilsluttet Osted Idrætsforening (OIF). ​Ændret så det stemmer med vedtægterne.
   ​
   ​​Hovedbestyrelsesmøder (HB-møder)

3. HB er forpligtet til at afholde mindst 6 møder årligt. Derudover skal der afholdes møde, såfremt formand, eller tre medlemmer ønsker det.
   ​

4. Formanden indkalder skriftligt med mindst 8 dages varsel til HB møde, dagsorden fremsendes senest 3 dage før.
   ​

5. Sager, som HB-medlemmer ønsker behandlet på mødet, skal være meddelt formanden se­nest 6 dage før mødet.
   ​​

6. Presserende sager kan dog optages på selve mødet, såfremt den fremmødte beslutningsdygtige HB godkender det.
   ​

7. Formanden sammen med kasserer eller næstformand er berettiget til at ekspedere presserende sager, som derefter skal forelægges på førstkommende HB møde.
   ​​

8. HB’s medlemmer har mødepligt til hovedbestyrelsesmøderne.
   ​

9. HB-suppleanter er velkomne til at deltage i HB møder, men de har ikke stemmeret.
   ​

10. HB er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer inkl. formand eller næstformand er til stede. Heraf skal dog mindst tre afdelingsformænd være til stede.
    ​

11. Afdelingsbestyrelserne skal på det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen udpege en fast stedfortræder for formanden til hovedbestyrelsesmøder, dette skal meddeles HB på førstkommende hovedbestyrelsesmøde.
    ​

12. Stedfortræderen har stemmeret i hovedbestyrelsen og skal indtræde på hovedbestyrelsesmøderne, såfremt afdelingsformanden er forhindret.
    ​

13. Forfald meddeles formanden eller sekretæren.
    ​

14. Beslutninger søges vedtaget ved forhandling eller ved simpelt flertal. Afstemning skal ske skriftligt, hvis et medlem ønsker det.
    ​

15. Et på forhånd udpeget medlem af HB, leder forhandlingerne og afstemningerne. Mødelederen afgør, når en sag skal anses for at være uddebatteret.
    ​

16. HB kan indkalde ikke-medlemmer til behandling af enkelte punkter på dagsorden.
    ​

17. Sekretæren udarbejder forhandlings- og beslutningsreferat. Ethvert medlem er berettiget til, kort at få sin afvigende mening ført til protokol.
    ​

18. Referat udsendes til HB medlemmer senest 10 dage efter mødet. Formand og sekretær opbevarer hver et ekstra eksemplar.
    ​

19. Referater godkendes efter eventuelle ændringer på næste HB møde.
    ​
    ​Øvrige udvalg

20. Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til behandling af særlige emner, der skal altid være mindst et HB medlem i et udvalg.
    ​

21. ​HB fastlægger udvalgets opgaver og beføjelser og udvalgets HB medlem aflægger beretning ved hvert HB møde.
    ​
    ​Økonomi og regnskab

22. OIF har udarbejdet en regnskabsinstruks som gælder for alle afdelinger.
    ​

23. På afdelingsgeneralforsamlingerne forelægges årsregnskaber, budgetter og aktivitetsplaner.
    ​

24. HB’s beretning, regnskab, budgetter og aktivitetsplaner behandles på sidste HB møde før generalforsamlingen.
    ​

25. Udgifter til HB’s møder afholdes af hovedforeningen.
    ​

26. Medlemmer af HB udover afdelingsformænd får refunderet forbrug på telefon og internet, samt administrative omkostninger i henhold til de af SKAT udarbejdede skattefri godtgørelser til ulønnede foreningsledere.
    ​

27. Afdelingerne skal indberette medlemmerne til hovedafdelingen pr. 31. december. Indberetningen sker efter gældende regler fra kommune og landsorganisationer, og skal være hovedafdelingen i hænde senest 20. januar.
    ​
    ​OIF’s logo

28. OIF’s farve er blå, (standard refleks blå), nummer RGB: 42,61,152
    ​

29. ​OIF´s logo kan bruges på alle tryk (tøj, papir og andet hvor der bruges logo). Logoet skal være trykt i blå, sort eller hvid farve.
    ​

30. Hovedafdelingen udarbejder en mailskabelon, der må bruges af hovedafdelingen og afdelingerne.
    ​
    ​Afdelingerne

31. Afdelingerne afholder afdelingsbestyrelsesmøder i det omfang, der findes behov i den enkelte afdeling.
    ​
    ​Ekstern kommunikation

32. Alle henvendelser til offentlige myndigheder, landsorganisationer og Lejre Idrætsunion (LIU), foretages af formanden for hovedbestyrelsen, bortset fra idrætsresultater, turne­ringsplaner og lignende. Formanden skal så vidt muligt fremlægge henvendelsen til behandling i HB før afsendelse.
    ​
    ​OIF Støtte

33. Drives af hovedforeningen og ansøgninger om tilskud eller støtte sendes til formanden for hovedbestyrelsen. Ansøgningerne bliver forelagt HB der træffer en afgørelse.
    ​

34. Ansøgningsskema ligger på www.oif.dk.
    ​
    ​Etiske regler

35. Alle OIF´s medlemmer skal efterleve foreningens etiske retningslinjer herunder overholde reglerne vedrørende børneattester. Reglerne ligger på www.oif.dk.

​

​Vedtaget af OIF’s hovedbestyrelse på HB møde den 11. maj 2020.